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老板正在看着你 美国企业流行监控email


(2002-05-18)


  电子邮件越来越普遍,甚至成为企业内部的沟通桥梁,不过方便的电子邮件(email),也可能被员工,当作泄漏机密的主要管道。

  据调查美国大约四分之三的大型企业,利用特殊软件,检查员工的电子邮件。

  比起传统信件,email速度快,还更有效率,在使用频繁的大企业,电子邮件,也渐渐具备正式公文的性质。

  电子邮件也正在变成调查犯罪的证据,许多案件都追查过嫌犯的电子邮件,发现他们使用的讯息类型,以及在网络上找到的讯息。

  许多证券公司,都根据规定,将企业往来的电子邮件,储存一段时间,公司希望确保营业员,不会将不应该泄漏的东西送给公司外的人。一家小型券商,就在每个星期,检查电子邮件。

  根据美国经理人协会调查,三分之一的美国大型企业,都为了法律上的顾虑,开始记录并检查员工的电子邮件,管理电子邮件,管制机密讯息,将某种特定的财务讯息保存一段时间,其实也可以藉此更有效率管理档案。

  然而在保护企业机密的同时,员工的隐私权却也正在成为一个新的焦点问题。

  Email成为定时炸弹

  在互联网上根本没有隐私可言。我们每天收发的电子邮件都可能被别人拿来从容阅读。你自觉痛快的那些嘲笑老板的电子邮件,你的老板或许正在一字一句地欣赏。

  使用电子邮件的一个悖论是:人们习惯了在邮件中信口开河、夸大其词,但是电子邮件却和正式书信一样,成为有力的法庭证据。

  一年前,英国桂冠诗人安德鲁.莫辛因涉嫌“性骚扰”一名女学生而被所任职的东英吉利亚大学开除。证据就是他写给该学生的40封电子邮件。

  在莫辛眼里,电子邮件要比用纸笔写下的文字低一等。他从来都没想到电子邮件也可以享受正式信件的地位,在法庭上作为证据出具。

  个人行迹暴露无遗

  电子邮件方便快捷,又容易删除,而且经常是即兴而作,所以很多人没有把电子邮件当回事。使用电子邮件存在一个悖论:人们像使用电话一样随便使用着它,但是它的地位却并不次于其他纸介文件,同样可以作为法律证据使用。

  电话打完后不留痕迹,而用电子邮件交流会随着内容的存储和发送自动在系统中留下踪迹。

  一位律师警告说:“人们以为电子邮件是隐私,其实它是地球上最暴露的一种交流方式。除非对哪些该写哪些不该写有一个清楚的界定,否则就很有可能惹上麻烦。”

  你也许认为自己每天都记得清理邮箱,而且你有密码别人不可能看到你的邮件,所以应当是很保险的。其实你大错特错了。

  无论你花多少时间设计如何复杂的密码,你的邮件都很容易被别人看到。即使你认为已删除了所有的往来邮件,它们还极可能在电脑硬盘的某处保存着,或粘贴在其他邮件后被发给无数的人,或是被储存在某个中央服务器里。

  最重要的是,每一封电子邮件都带有发件者的IP地址,可以显示发件者所用电脑的位置。所以无论你如何费力掩盖自己行迹,只要有人想读你的邮件,根本就不难办到。

  言语不检当心被炒

  鉴于电子邮件可能带来许多麻烦,许多公司都在秘密监控着员工的往来电子邮件。而一些英国法律事务所做得更绝,它们建议公司制订明确的规章,对所有可能被滥用的网络电子方式加以约束,并且知会员工公司会对他们网络行为监控。

  许多公司编制了运用关键词对电子邮件进行审查的电脑程序。一旦在邮件中发现一些带有种族歧视、暴力和色情倾向的敏感词,邮件就立即自动停止运行。

  《纽约时报》前年通过监控电子邮件,发现员工在上班时间传递色情笑话等不当讯息,而一举解雇了 20多名员工。

  学学布什万无一失

  所以,我们不妨借鉴美国总统布什的做法。在就职典礼举行前,他寄信通知经常互通电子邮件的42个好朋友,说为安全起见,以后他会重新起用信件作为交流方式,虽然信件邮寄像蜗牛一样慢。

  布什曾说过:“我不希望自己的私人谈话被别人看到,让那人觉得不舒服,所以只好终止在虚拟空间的这种交流方式。”最起码,情况不妙时,可以把写有文字的纸烧掉、撕碎甚至吃进肚里。但电子邮件却做不到。 (综合取材自外电)

摘自《早报网》


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